Klokkenluiders

Artikel 1. Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
  1. De stichting: Stichting Future Face
  2. Rapporteur: de (ex-)werknemer of andere persoon die door zijn of haar werkzaamheden met de stichting in aanraking is gekomen. Hieronder zijn in ieder geval mede begrepen uitzendkrachten, gedetacheerden en andere ingehuurde personen.
  3. Vermoeden van een maatschappelijke misstand: Het vermoeden van de Rapporteur dat binnen de stichting sprake is van een ernstige misstand voor zover:
    • het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de Rapporteur in zijn dienstbetrekking bij de stichting heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de Rapporteu heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij de stichting, en
    • het maatschappelijk belang in het geding is bij in ieder geval:
      • de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift
      • een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid
      • een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen
      • een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu
      • een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
  4. Directie: degene(n) die is (zijn) benoemd als de directie (of bij een eenhoofdige directie: de directeur) van de stichting.
  5. Raadsman: iedere persoon die het vertrouwen van de Rapporteur geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde.
  6. Meldfunctionaris: diegene die door de Directie is aangewezen om in het kader van deze regeling als zodanig te functioneren, waaronder in ieder geval mede worden verstaan leidinggevenden en personen die door de Directie zijn aangewezen om voor de stichting als vertrouwenspersoon te fungeren.
  7. Externe Partij: onder Externe Partij wordt in deze regeling, buiten de gevallen van artikel 6 lid 3 van deze regeling, verstaan:
    • Een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten, zoals het OM.
    • Een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, zoals Inspectie SZW.
    • Een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, zoals het Huis voor Klokkenluiders.
Artikel 2. Interne melding
  1. De Rapporteur doet de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand aan de Meldfunctionaris volgens de in deze regeling beschreven procedure. Bij twijfel of als er sprake is van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand, kan de Rapporteur dit te goeder trouw en zonder aanziens des persoons toetsen bij de Meldfunctionaris of een Raadsman alvorens een formele melding te doen.
  2. Indien de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand de Meldfunctionaris betreft, vindt deze plaats aan de Directie of de Raadsman.
  3. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in Artikel 6 onder 2 van deze regeling, doet de Rapporteur de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand aan de Voorzitter van de Directie volgens de in deze regeling beschreven procedure.
  4. De Meldfunctionaris legt die melding met vermelding van de ontvangstdatum schriftelijk vast en laat die melding voor akkoord tekenen door de Rapporteur, die daarvan een afschrift ontvangt. De ontvangende functionaris brengt de Directie zo spoedig mogelijk op de hoogte van een gemeld Vermoeden van een maatschappelijke misstand met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is.
  5. Indien de melding heeft plaatsgevonden bij de Meldfunctionaris, brengt deze de Directie op de hoogte op een met de Rapporteur overeengekomen wijze.
  6. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk een onderzoek gestart. Daarbij wordt door de Meldfunctionaris in overleg met de Directie of de Raadsman beoordeeld of een Externe melding gedaan moet worden.
  7. Zowel de Rapporteur als degene aan wie het Vermoeden van een maatschappelijke misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk.
Artikel 3. Meldfunctionaris
  1. De Meldfunctionaris treedt op als procesbewaker bij de meldingsprocedure.
  2. De Meldfunctionaris functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) de stichting.
  3. Indien de Meldfunctionaris een werknemer is die in dienst is van de stichting, dan is op de Meldfunctionaris de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden en artikel 7:658b BW van overeenkomstige toepassing.
Artikel 4. Raadsman
  1. De Rapporteur kan in het kader van de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand een Raadsman inschakelen en zich desgewenst door deze laten vertegenwoordigen.
  2. Indien de Raadsman een werknemer is die in dienst is van de stichting, dan is op de Raadsman de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden en artikel 7:658b BW van overeenkomstige toepassing.
Artikel 5. Standpunt
  1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de Rapporteur door de Meldfunctionaris of de Directie schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld Vermoeden van een maatschappelijke misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
  2. Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de Rapporteur door de Directie respectievelijk door de Raad van Toezicht hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de Rapporteur het standpunt tegemoet kan zien.
Artikel 6. Externe melding
  1. De Rapporteur kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in artikel 2 een melding aan een Externe partij van het Vermoeden van een maatschappelijke misstand overwegen indien:
    • de Rapporteur het niet eens is met het standpunt en de voorgenomen acties als bedoeld in artikel 5 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd, of
    • de Rapporteur, ook na navraag, geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(en) als bedoeld in artikel 5.
  2. De Rapporteur kan direct een melding aan een Externe partij van het Vermoeden van een maatschappelijke misstand met voorbijgaan aan de interne meldingsprocedure overwegen, indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde in de navolgende situaties waarbij sprake is van:
    • acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
    • de Rapporteur een redelijk vermoeden heeft dat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie van de stichting bij de door hem of haar vermoedde maatschappelijke misstand betrokken is;
    • een situatie waarin de Rapporteur in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
    • een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
    • een eerdere melding overeenkomstig de procedure van hetzelfde Vermoeden van een maatschappelijke misstand, die het Vermoeden van een maatschappelijke misstand niet heeft weggenomen;
    • een wettelijke plicht tot directe melding aan een Externe partij.
  3. Uitsluitend in het geval naar het redelijk oordeel van de Rapporteur hij of zij te goeder trouw een Vermoeden van een maatschappelijke misstand meldt omdat naar zijn of haar redelijk oordeel er van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat dit belang in de omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de stichting bij geheimhouding, dan kan onder Externe partij in de zin van lid 1 of lid 2 van dit artikel eveneens worden verstaan een andere externe derde die naar het redelijk oordeel van de Rapporteur in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen. De Rapporteur houdt daarbij enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee de door hem gekozen andere externe partij kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de stichting bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Rapporteur zal alleen een in dit lid bedoelde externe melding doen als er geen andere, potentieel minder schadelijke alternatieven voorhanden zijn.
Artikel 7. Waarvoor is de klokkenluidersregeling niet bedoeld
  1. Deze regeling vervangt niet de bestaande procedures voor omgang met (individuele) klachten of onregelmatigheden. Dergelijke onregelmatigheden moeten eerst via de normale weg met de directe leidinggevende, de leidinggevende in lijn, de HR-manager of andere reguliere daarvoor aangewezen persoon besproken worden.
Artikel 8. Rechtsbescherming rapporteur
  1. De Meldfunctionaris zal de identiteit van de Rapporteur zo veel als mogelijk geheim houden. Indien geheimhouding van de identiteit van de Rapporteur niet mogelijk is in verband met verdere acties die genomen moeten worden om het Vermoeden van een maatschappelijke misstand te bestrijden, zal de Meldfunctionaris eerst contact opnemen met de Rapporteur voor overleg.
  2. De Rapporteur van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand die te goeder trouw en zorgvuldig handelt valt onder de rechtsbescherming van artikel 7:658b BW. Dat betekent dat de Rapporteur door of vanwege zijn of haar melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld. Dat wil zeggen dat de Rapporteur in verband met het doen van een melding niet door de stichting en/of zijn/haar collega’s slechter wordt behandeld dan hij/zij zou zijn behandeld als hij/zij geen melding had gedaan. Deze rechtsbescherming geldt zowel tijdens de behandeling van de interne of externe melding als daarna.
  3. Indien bij het onderzoek blijkt dat niet kan worden bevestigd dat sprake is van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand, terwijl Rapporteur zorgvuldig heeft gehandeld, dan zullen geen maatregelen tegen de Rapporteur worden genomen.
  4. Indien uit het onderzoek blijkt dat een melding valselijk of te kwader trouw is gedaan, dan kan dit een grond zijn om, in redelijke verhouding tot die grond, maatregelen te treffen jegens de Rapporteur.
  5. Wanneer de Rapporteur door een bepaalde persoon wordt gestraft, oneerlijk wordt behandeld of anderszins zonder redelijke grond wordt benadeeld, zal dat gevolgen hebben voor die persoon.
  6. Van zorgvuldig handelen is in ieder geval sprake indien:
    • de Rapporteur de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in artikel 2 van deze regeling, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling;
    • de Rapporteur bij een melding aan een Externe partij zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt;
    • de Rapporteur een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn als bedoeld in artikel 1 lid 3 sub a van deze regeling;
    • bij de melding aan een Externe partij een maatschappelijk belang in het geding is als bedoeld in artikel 1 lid 3 sub b van deze regeling; en
    • bij de melding in de zin van artikel 6 lid 3 van deze regeling het belang van die melding in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van de stichting bij geheimhouding.
Artikel 9. Privacy
  1. Alle persoonsgegevens die de stichting verwerkt in het kader van deze regeling zullen uitsluitend gebruikt worden om de doelstellingen van deze regeling te vervullen. De gegevens zullen alleen worden verstrekt aan personen die deze nodig hebben voor deze doeleinden, of ter naleving van de wet, dan wel een zwaarwegend publiek belang.
  2. Als een melding niet gegrond blijkt te zijn, zullen alle gegevens met betrekking tot de melding zo snel mogelijk worden vernietigd, tenzij de gegevens noodzakelijk zijn voor het zekerstellen van bewijs in een eventuele procedure.
  3. Als een melding gegrond blijkt te zijn, dan zullen de gegevens die samenhangen met het onderzoek binnen twee maanden na afronding van het onderzoek verwijderd worden, tenzij er disciplinaire maatregelen getroffen worden, of de gegevens noodzakelijk zijn voor het zekerstellen van bewijs in een eventuele procedure.
Artikel 10. Slotbepalingen
  1. Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2021 en is door de Raad van Toezicht goedgekeurd op 28 juni 2021.
  2. Deze regeling wordt aan de bij de stichting werkzame personen schriftelijk en/of elektronisch ter hand gesteld op de volgende manieren: via de website en als bijlage bij te sluiten overeenkomsten.
  3. Vanaf het moment van inwerkingtreding is Jashin Baroud, Directeur Stichting Future Face (jashin@ourfutureface.com), als Meldfunctionaris ten behoeve van deze regeling benoemd.